Fungsi Perencanaan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PERENCANAAN (PLANNING)

 Robbins dan coulter (2002) mendefenisikan perencanaan sebagaisebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapain tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi .

Dalam buku  penulis mencoba  mendefenisikan penegrtian perencanaan itu kedalam tiga hal:

-          Dari sisi proses

Adalah dasar yang digiunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

-          Sisi fungsi manajemen

Adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiaatn organisasi.

-          Sisi pengambilan keputusan

Perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai   apa yang dilakukan, bagaimana melakukannnya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan tang diambil bbelum tentu sesuai, hingga implementasi tersebut dibuktikan dikemudian hari.[1]

B.     PENGERTIAN PERENCANAAN SECARA ISLAM

Adalah kegiatan awal dalam sebuah pekerjaan dalam bentuk memikirkan hal- hal yang terkait dengan pekerjaan itu agar mendapatkan hasil yang optimal. Dalam sebuah hadist yang diriwayatkan oleh ibnu Mubarak, rasulullah saw bersabda yang artinya:

Jika engkau ingin mengerjakan sesuatu pekerjaan dan pikirkanlah akibatnya, maka jika perbuatan tersebut baik , ambila lah.dan jika perbuatan itu jelek, maka tinggalkanlah.

     Dalam melakukan melakukan perencanaan ada beberapa aspek yang harus diperhatiakn antara lain sebagai berikut.

1.      Hasil yang ingin dicapai

2.      Orang yang akan melakukan

3.      Waktu dan skala prioritas

4.      Dan (capital)[2]

C.    PERENCANAAN SUNNATULLAH

Allah SWT menciptakan dunia ini dengan hak dan perencanaan yang matang dan disertai dengan tujuan yang jelas. Sesuai dengan firman allah dalam Al quran suroh shaad : 27. Yang artinya:

Dan kami tidak menciptakan langit dan bumi dan apa yang ada di antara keduannya tanpa hikmah. Yang demikian itu adalah anggapan orang kafir, maka celakalah orang- prang kafir itukarena mereka akan masuk kedalam api neraka.

Makna dari penjelasan ayat diatas adalah sia- sia tanpa perencanaan. Perencanaan sesunggungnya aturan dan ketentuan alllah.egala sesuatu telah direncanakan tidak ada satu pun yang tidak direncanakan.[3]

D.    FUNGSI PERNCANAAN

Ada 4 fungsi dari perencanaan antar lain:

1.      Perencanaan sebagai pengarah

Perusahaan yang tidak melakukan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketik berhasilan dalam pencapain tujuan karena bvagian – bagian dari organisasi bekerja secara sendiri- sendiritanpa ada koordinasi yang jelas dan terara.

2.      Perencanaan sebagai minimalisasi ketidak pastian

Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula mlah diluar perkiraan kita, sehingga menimbulkan ketidak pastian bagi perusahaan. Ketidak pastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan.

3.      Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaiman penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan levbih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian pemborosan yang terkait dengan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efesinsi dari perusahaan menjadi meningkat.

4.         Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana- rencanauntuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antar tujuan yang ingin dicapai  dengan realisasi dilapangan, mengevaluasi penyimpangan- penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan[4].

 D.    Proses Pembuatan Rencana

            1. Menetapkan tugas dan tujuan

            Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa

            Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

            Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa

            Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

E.     Siapa Pembuat Rencana ?

                        1. Panitia Perencanaan

            Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan

            Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf

            Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
- Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.[6]

F.      Bentuk-bentuk Perencanaan 

1. Recana Global (Global Plan) 

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi

- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

2. Rencana Stategik (Strategic Plan)

            Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

            Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) 

            Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. 

- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.[7] 

G.    Melakukan perencanaan ( planning proses)

1. pengertian tujuan ( goals ) dan rencana ( plan)

            Tujuan pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompo aatu seluruh organisasi.

Rencana (plan ) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perusahaan , tujuan dan rencana adalah sesuatu yang durumuskan olehnya.

2. beberapa jenis tujuan

            Pada praktiknya beberapa organisasi ternyata tidak hanya  memiliki satu tujuan . ada perusahaan yang bertujuan selain untuk memaksimalkan profit, juga perluasan pasar, dan sekaligus meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan. Demikian juga kasus yang sama dapat terjadi dengan organisasi non profit. Dengan kenyataan ini kadang kala perusahaan memiliki tujuan yang banyak . sehingga dengan demikian dari sisi semua jumlah tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal, dan tujuan yang banyak.

Dari sisi kejelasan, tujuan dapat dibedakan dari tujuan:

-          Tujuan yang actual dan nyata

-          Tujuan yang dinyatakan secara formal

Dari segi keluasan dan waktu pencapaian

-          Tujuan strategis

Tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam waktu relative lama biasanya 3 hinggs 5 tahun lebih.

-          Tujuan operasional

Tujuan yang ingin dicapai pada satu periode kegiatan perusashaan biasanya 6 bulan hingga 1 tahun.[8]

3. beberapa jenis rencana :

Dari segi keluasan waktu

-          Rencana trategis atau jangka panjang

Rencana yang akan dijalankan seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan tujuan organisasi secara keseluruhan.

-          Rencana taktis atau jangka menengah

Rencana yang dijalankan untuk mencapaian tujuan jangka menengah dan sebagai doronga yang tercapai dalam tujuan jangka panjang

-          Rencana operasional atau jangka pendek

Rencana yang dijalankan untuk pencapai rencana jangka pendek, dan sebagai dorongan untuk tercapainya recana jangka penengah.

Dari segi kejelasan

-          Rencana spesifik

rencana yang sudah jelas dan tidak memerlukan interprentasi.

-          Rencana direktif

Rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu,

Dari segi frekuensi penggunaan :

-          Rencana sekali pakai

Yaitu organisasi yang sifat kegiatannya, temporal, seperti kepanitiaan

-          Rencana secara terus menerus

Yaitu organisasi yang kegiatannya terus menerus berkelanjuat

5.                  Beberapa pendekatan dalam  penetapan tujuan :

-          Pendekatan tradisional

      Perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak untuk dan kemudia tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan manajer tingkat bawahannya secar spesifik. [9]

-          Pendekatan Management By Objectives (MBO)

      Manajemen berdasarkan sasaran atau manajemen berdasarkan tujuan yang dilakukan berdasarkan asumsi mendasar bahwa apa yang terjadi di lapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan.

      Setelah pimpinan dan bawahan bersepakat untuk mencapai hal tersebut, maka kemudian pimpinan dan bawahan secara bersama-sama melakukan langkah pertama dalam MBO yaitu :

o   Membuat perencanaan bersama-sama

o   Pelaksanaan pada setiap pihak atau bagian

o   Evaluasi bersama

E. Kekuatan MBO

            Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah sebagai berikut:

1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan

3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan

4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi

5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.

Kelemahan MBO

Beberapa kekurangan dari program MBO adalah:

1.         MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.

2.         Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.

3.         Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer       mungkin juga menimbulkan masalah.

4.         Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak     waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.

Membuat agar MBO efektif[10]

1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.

2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan dari system MBO.                   

3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama

4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.

            5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta bawahan           dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali kekuasaan.            Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya      dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetaan dan        pencapaian tujuan mereka sendiri.

F. Beberapa alat bantu perencanaaan.

            Diantara alat bantu manajemen perencanaan ialah :

§  Perencanaan dengan Flow Chart

            Sering digunakan bagi yang mendalami computer, tekhnik dan sistem informasi

§  Perencanan Gantt Chart (Bagan Ghantt Chart)

            Pada saat kegiatan organisai banyak, Gannt Chart sangat membantu manajer untuk dapat mengaturnya melalui proses penjadwalan.

§  Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)

            Merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan gambaran rencana kerja secara kronologis.[11]

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

-          Fungsi perencanaan selain berfungsi sebagai fungsi pertama dalam kegitan manajemen. Namun menentukan arah dan tujuan dari  organisasi bisnis dan perusahaan. Perencanaan dapat berfungsi sebagai, minimalisasi ketidak pastian, pengarah dan juga penetapan standar pencapain, kualitas dari apa yang ingin diccapaioleh perusahaan.

-          Perencanaan dapat dibagi kedalam perencanaan jangka panjang, jangka mnengah dan jangka pendek 

-          Terdapat beberapa alat yang dapat digunaka untuk melakukan perencanaan. Diantaranya, flow chart, gantt chart, Jaringan PERT.

-          Organisasi sering kali berhadapan dengan berbagai alternatif keputusan dalam rangka pemecahan masalah yang dihadapi. Oleh karena itu , pengambilan keputusn perlu dipertimbangkan berbagai factor dan alternative dalam pengambilan keputusan sehingga tujuan organisasi tetap dapat tercapai secara efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak dan Hendri Tanjung, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta:          Universitas Trisakti

Hafidhuddin Didin dan Hendri Tanjung. 2003, Manajemen Syariah Dalam Praktek, Jakarta:        Gema Insani Press.

Sule, Erni Trisnawati dan Kurniawan Saefullah. 2009, Pengantar manajemen, Jakarta:      Kencana,

Panglaykim P dan Hazil Tanzil. 1991, Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta: Ghalia           Indonesia

---

[1]Erni Trisnawati Sule dan Kurniawan Saifullah  ,Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana, 2009) hal 96

[2]Didin Hafidhuddin dan Hendri Tanjung, Manajemen Syariah Dalam Praktik (Jakarta: Gema Insani Press, 2003)

hal 77

[3]Ishak Arep dan Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia (Jakarta: Universitas Trisakti, 2002) hal 19

[4] kk.mercubuana.ac.id/files/31052-18-326734154341.doc

[5] Ibid

[6]http: // id shooving . com panitia perencanaan- 1278. html

[7] Ibid

[8] Opcit, hal 99

[9] Opcit, Ernie Trisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah, hal 108

[10] Ibid hal 109

[11] Ibid hal 111