Mengapa Transaksi Keuangan harus Dicatat Setiap Hari? dalam Manajemen Keuangan Pribadi
Transaksi keuangan harus dicatat dari waktu ke waktu. Kuncinya adalah keteraturan. Tugas Anda adalah mencatat setiap transaksi baik yang bersifat kas maupun non kas, tanpa terkecuali, secara kronologis. Tugas Anda mirip dengan tugas staf akunting sebuah perusahaan yang melakukan entry ke dalam jurnal harian. Milikilah catatan khusus, yang bisa dibuat sendiri dalam buku tulis biasa. Sisihkan waktu secara rutin setiap malam, mungkin 15 menit atau 30 menit, untuk mengerjakannya secara kontinyu. Usahakan menyimpan bukti transaksi atau struk belanjanya untuk setiap transaksi penting. Jadi ketika Anda membutuhkannya, Anda tinggal membuka catatan dan membongkar laci.
A) Transaksi Tunai
Transaksi tunai aatau transaksi kas adalah transaksi yang disertai dengan perpindahan uang tunai. Banyak sedikitnya Anda melakukan transaksi kas/ tunai, sangatlah relative. Ada yang lebih suka melakukan secara tunai, ada juga yang memilih membayar menggunakan kartu kredit atau transfer. Tapi, betapa pun banyaknya kartu kredit yang dimiliki seseorang, ia tetap saja harus menyediakan uang tunai. Banyak transaksi harian yang tidak bisa menggunakan kartu kredit. Misalnya, membeli bumbu dapur di warung tetu saja harus menggunakan uang tunai. Membeli bensin di SPBU besar sekalipun, masih harus dibayar dengan uang tunai. Berikut contoh pencatatan transaksi harian milik Bu Erna Widyastuti selama beberapa hari.
Kamis, 1 Agustus 2013
Saldo kemarin : Rp63500
Ambil dari ATM : Rp500000
TOTAL KAS : Rp563500
Pengeluaran
Parkir : Rp 2000
Uang beli obat : Rp 10000
Belanja harian : Rp17000
Beli Bensin : Rp80000
Beli pulsa : Rp50000
Total Pengeluaran : Rp159000
Saldo Akhir : Rp 404500
Jumat, 2 Agustus 2013
Saldo Kemarin : Rp404500
Ambil dari ATM : Rp1000000
Total Kas : Rp1404500
Pengeluaran
Bayar utang : Rp15000
Belanja harian : Rp24000
Bayar Listrik : Rp227800
Bayar telepon : Rp331200
Uang saku anak : Rp77600
Parkir : Rp12000
Beli snack untuk tamu : Rp16000
Total pengeluaran : Rp687600
Saldo Akhir : Rp716900
Begitulah contoh pencatatan transaksi harian. Tentu saja Anda tidak boleh keliru dalam menjumlahkan atau mengurangkan angka tersebut, untuk memeriksanya, hitung uang tunai yang tersisa, yang harus cocok dengan saldo akhir.
B) Transaksi Non-Tunai
Dalam setiap bulan Anda banyak melakukan transaksi yang sifatnya non tunai. Misalnya, berbelanja dengan menggunakan kartu kredit, itu merupakan transaksi non tunai. Pembayaran tagihan kartu kredit juga merupakan transaksi non tunai, karena biasanya dilakuam dengan transfer bank. Jika suatu saat Anda mengirim uang kepada pihak lain (teman, kakak/ adik, saudara) melalui transfer antar rekening bank, berarti Anda juga melalukan transaksi non tunai. Buatlah catatan tersendiri untuk transaksi yang bukan bersifat kas (non tunai). Perhatikan mana yang bersifat rutin, dan mana yang bersifat incidental atau pada waktu tertentu saja. Pembayaran tagihan kartu kredit, cicilan rumah dan kendaraan, adalah contoh transaksi rutin bulanan yang bersifat non tunai. Jika Anda mentransfer sadara yagn sedang sakit dan membutuhkan bantuan keuangan, itu termasuk transaksi yang bersifat incidental, pembayaran tagihan kartu kredit merupakan transaksi yang bersifat rutin setiap bulan, namun jumlahnya berbeda (tergantung pada saldo kewajiban Anda). Untuk memudahkan Anda mencocokkan hitungan, mintalah prin out buku tabungan Anda sesering mungkin. Umumnya, bank memberlakukan system yang menggabungkan sekian transaksi menjadi satu transaksi saja. Misalnya, untuk setiap 24 kali transaksi, bank akan menggabungkan ke dalam satu catatan GTU (gabungan transaksi unposted). Ini berarti, Anda tidak bisa mendapatkan rincian untuk setiap transaksi, kecuali harus meminta secara khusus dengan melalui prosedur yang ditentukan bank, itu pun bisa memerlukan waktu berhari-hari. Untuk menyiasatinya, mintalah print out buku tabungan sebelum 24 kali transaksi. Transaksi di ATM tentu termasuk dalam perhitungan ini. Bahkan, Anda mesti ekstra hati-hati karena pengambilan tunai sebesar 5 juta misalnya, namun ditarik dua kali (sesuai kapasitas mesin ATM), akan dihitung dua kali transaksi. Catatlah setiap transaksi non tunai yang anda lakukan. Misalnya:
Kamis, 1 Agustus 2013
Belanja kebutuhan 2 mingguan: Rp655000
(menggunakan kartu kredit)
Jumat, 2 Agustus 2013
Transfer ke saudara: Rp250000; bayar cicilan rumah (autodebet): Rp3225400; membayar tagihan kartu kredit: Rp500000; pendapatan bunga tabungan: Rp66000; belanja kebutuhan dua minggu: Rp446000; bayar cicilan tanah (autodebet): Rp1887800; bayar premi asuransi (autodebet):Rp335000.
Begitu contoh pencatatan transaksi non tunai. Dari catatan di atas, ada dua transaksi yang menggunakan kartu kredit. Artinya, utang Anda bertambah Rp1101000 yang akan dibayar pada bulan berikutnya. Transaksi ini berpotensi menimbulkan biaya bunga. Lima transaksi pengelauran langsung di debet dari rekening, senilai total Rp6198200. Sementara itu, ada satu transaksi pendapatan bunga senilai Rp66000.
C) Rekapitulasi Akhir Bulan
Pada akhir bulan, seluruh catatan itu direkap. Klasifikasikan biaya yang mirip, yang dikeluarkan setiap hari secara berulang. Mislnya, uang jaajn anak. Jika Anda mengeluarkan Rp10 ribu per hari selama 28 hari, maka dalam rekap akan tercatat Rp280000 untuk pos pengeluaran uang jajan anak sebulan. Pad dasarnya anggaran terbagi menjadi dua: yakni pendapatan/ penerimaan dan pengeluaran. Pencatatan sisi pendapatan dan pengeluaran harus seimbang (balance). Bagaimana jika pendapatan jauh lebih besar dari pengeluaran? Artinya, sisa pendapatan akan masuk ke rekening bank (masuk pos tabungan) atau instrument investasi (dibelikan emas, misalnya) guna menghindari risiko penyimpanan uang kontan yang terlalu besar. Sebaliknya, jika pengeluaran jauh lebih besar dibandingakn penerimaan, harus ditutup dengan sumber lain, misalnya pinjaman. Jadi, dari segi pencatatan (akuntansi), sisi pendapatan dan pengeluaran tetaplah seimbang (balance budget). Berikut contoh pendapatan dan pengeluaran yang dibuat secara sederhana:
I) Pos Penerimaan
A) Pendapatan Suami
1) Penghasilan Rutin Bersih (gaji setelah PPh) :Rp4000000
2) Lain-lain (fee, komisi bonus, dan lainnya) : Rp1000000+
Total pendapatan :Rp5000000
B) Pendapatan Istri
1) Penghasilan Rutin Bersih (gaji setelah PPh) :Rp4000000
2) Lain-lain (fee, komisi bonus, dan lainnya) : Rp1000000+
Total pendapatan :Rp5000000
C) Penerimaan Bunga
(tabungan, simpanan) :Rp10000000+
TOTAL PENERIMAAN BULAN INI :Rp20000000
II) POS PENGELUARAN
A) Kebutuhan Dapur
1) Makan/ minum :Rp200000
2) bumbu dapur :Rp100000+
Total Kebutuhan Dapur :Rp300000
B) Perlengkapan Rumah Tangga
1) listrik, telepon, pulsa :Rp100000
2) perlengkapan mandi, cuci, dan lain-lain :Rp100000+
Total Perlengkapan Rumah Tangga :Rp200000
C) Transport dan Uang Saku
1) BBM dan uang parkir :Rp100000
2) uang saku anak-anak :Rp100000+
Total Transport dan uang saku : Rp200000
D) Biaya Pendidikan
1) SPP dan hal tentang sekolah :Rp250000
2) barang sekolah :Rp50000+
Total Biaya Pendidikan : Rp300000
E) Lain-lain
1) Sumbangan kemasyarakatan :Rp50000
2) Potong rambut, make up, dan lainnya :Rp50000+
Total Biaya lain-lain :Rp100000
G) Biaya Kesehatan
1) Medical check up : Rp300000
2) obat sehari-hari : Rp100000+
Total Biaya kesehatan : Rp400000
H) Biaya Tidak Terduga :Rp0
I) Pengeluaran untuk Simpanan
1) Tabungan : Rp300000
2) Penyisihan kas : Rp200000+
Total Pengeluaran untuk Simpanan : Rp500000
Total Pengeluaran : Rp2000000
(Penjumlahan dari: A,B,C,D,E,F,G,H,dan I)
Total Penerimaan (I)-Total Pengeluaran (II)=Saldo
Catatan: pertama, Saldo terbagiatas saldo tunai dan saldo bank. Cocokkan jumlah saldo tersebut untuk mengetahui apakah perhitungan Anda sudah benar atau belum. Kalau masih terdapat selisih, cobalah semaksimal mungkin untuk mencari di mana letak kesalahan. Kalau tidak ketemu, dan angksa selisih tidak begitu besar, masukkan saja ke pos pengeluaran lain-lain; kedua, Pos dalam anggaran pendapatan dan belanja Anda tidak harus sama dengan contoh di atas. Pos yang tidak relevan lebih baik dihilangakan saja. Sesuaikan pos yang Anda buat dengan kebutuhan riil Anda.